ですが、システムから毎月Excelファイルを出力するので、そのたびにPower BIレポートを更新するのはいささか手間ですぞ…
毎月出力する同じフォーマットのデータなら、データ格納用のフォルダー等を作って、毎月そこにデータを入れていけばOKだよ。
毎月発行する売上データのExcel（同じフォーマット）は、あらかじめデータを格納する場所を決めておけば、毎月自動的にレポートが更新されるわけですな！
注意点として、自動更新設定ができるデータソースと、できないデータソースがある点に注意してね。（後述）
この記事では、Power BIでSharePointフォルダーからデータを読み込み、自動更新設定する方法を解説します。
- データをShreaPointフォルダーに格納するのがおすすめの理由
- Power BIでSharePointフォルダーからデータを読み込む方法
- Power BIレポートのデータを自動更新する設定方法
YouTube動画で見たいかたは、こちらからどうぞ！
Power BIレポートを自動更新するには？
Power BIレポートのデータを自動更新するための設定は、Power BIサービスでできます。
Power BIデスクトップとPower BIサービスの違いを簡単に図に示しました。
Power BIデスクトップは自分のPC上でレポートを作るためのデスクトップアプリです。
Power BIデスクトップでレポートを作成した後、クラウドサービスであるPower BIサービスに発行することで、他の人とレポートを共有できます。
Powre BIレポートのデータ自動更新は、Power BIサービス（Web上）で設定できる
また、データの自動更新ができないデータソースもあるため、注意しましょう。
Power BIで自動更新するためのデータソースは、Webから接続できる場所に格納する必要があります。
自動更新ができるデータソース
- SharePointフォルダやOneDriveに置いたファイル
- SharePointリスト
- Dataverse
- SQL Server
※オンプレの場合はオンプレミスデータゲートウェイが必要
自動更新ができないデータソース
- ローカルや共有フォルダに置いたファイル
一体どれを選べばいいのですかな？
SharePointとは？
SharePointとは、Microsoft社が提供するサービスです。
プロジェクトやチームごとにポータルサイトを作成し、ファイルや情報の共有、簡単なデータベースを作成したりできます。
Office365やMicrosoft365ライセンスを契約している場合は、SharePointの利用もできるサービスに入っていると思います。
Power BIでExcelファイルや、CSVファイルを読み込んでデータの自動更新をしたい場合、1つの方法としてこのSharePointサイトのドキュメントにデータを格納するのはおすすめです！
チームのSharePointサイトには、チームメンバーに自動的にアクセス権がつくから、PowerBIのデータソースのメンテナンスもしやすくなるよ。
Power BIでSharePointフォルダからデータを取得する方法
では、Power BIでSharePointフォルダからデータを取得する方法の具体的な手順を解説します。
１．SharePointフォルダにExcelファイル等のデータを格納します。
ちなみにSharePointサイトがTeamsのチームのサイトである場合、チャネルのファイルタブに格納したファイルが、SharePointサイトのドキュメント＞チャネル名に格納されています。
２．SharePointサイトのホームタブをクリックしたときのURLをコピーします。
※Power BIからこのURLに接続します
３．Power BIデスクトップアプリを起動し、ホーム＞データを取得＞詳細を選択します。
４．SharePointフォルダーを選択＞接続をクリックします。
因みに、「フォルダー」と「SharePointフォルダー」がありますが、両者の違いは次の通りです。
- フォルダー
- ローカルフォルダーや、共有フォルダー
- 自動更新はできない
- SharePointフォルダー
- SharePointフォルダー（Teamsのファイルも含む）
- 自動更新ができる
５．サイトURLに２．でコピーしたURLを貼り付けて、OKをクリックします。
このとき資格情報の認証が表示されたら、Microsoftアカウントから、サインインで自分のアカウントを選択し、接続をクリックします。
６．Power Queryエディタでデータの変換をする場合は、データの変換をクリックします。
７．後はPower Queryエディタでデータの変換をして、閉じて適用をクリックします。
※今回詳しいPower Queryエディタの使い方については省略します
８．あとはPower BIデスクトップアプリでレポートを作成し、発行から、Power BIサービスの任意のワークスペースに発行します。
これで、SharePointフォルダーからのデータ取得と、Power BIサービスへのレポートの発行が完了しました。
Power BIの基本的な使い方については、以下の記事も参考にしてください。
Power BIサービスで、データの自動更新する方法
続いてPower BIサービス側で、発行したレポートの自動更新設定を行います。
１．Power BIサービスでレポートを発行したワークスペースを開き、データセットの三転リーダー（…）をクリックします。
２．設定をクリックします。
３．資格情報の更新エラーが出ている場合は、資格情報の編集をクリックし、更新します。
４．資格情報を更新する場合、認証方法、このデータソースのプライバシーレベルの設定を選択し、サインインをクリックし、自分のアカウントでサインインします。
５．資格情報を更新したら、スケジュールされている更新をオンにします。
更新の頻度（毎日か毎週）、更新する時刻を入力し、適用をクリックします。
更新する時刻を複数登録したい場合は、別の時刻を追加から登録できます。
これでデータの自動更新設定が完了しました。
いかがでしょうか？
ExcelやCSVデータからPower BIレポートを作る場合、ローカルフォルダーや共有フォルダーに格納していると、レポートの自動更新ができませんが、SharePointフォルダーに格納している場合は、上記の方法で自動更新設定ができます。
定期的に編集するデータや、毎月同じフォーマットで出力するデータをPower BIレポートにする場合は、是非自動更新設定をしてみてください！
Power Platform開発・学習支援のご相談については、以下のページをご覧ください。
